گالری پولک ضمن احترامی که برای حریم شخصی کاربران قائل است، برای خرید، ثبت نظر یا استفاده از برخی امکانات وب سایت اطلاعاتی را از کاربران درخواست می‌کند تا بتواند خدماتی امن و مطمئن را به کاربران ارائه دهد.

برای پردازش و ارسال سفارش، اطلاعاتی مانند آدرس، شماره تلفن و ایمیل مورد نیاز است و از آنجا که کلیه فعالیت‌های گالری پولک قانونی و مبتنی بر قوانین تجارت الکترونیک صورت می‌گیرد و طی فرایند خرید، فاکتور رسمی ه صادر می‌شود، از این رو وارد کردن اطلاعاتی مانند نام و کد ملی برای اشخاص حقیقی یا کد اقتصادی و شناسه ملی برای خریدهای سازمانی لازم است.

همچنین آدرس ایمیل و تلفن‌هایی که مشتری در پروفایل خود ثبت می‌کند، تنها آدرس ایمیل و تلفن‌های رسمی و مورد تایید مشتری است و تمام مکاتبات و پاسخ‌های شرکت از طریق آنها صورت می‌گیرد.
بنابراین درج آدرس، ایمیل و شماره تماس‌های همراه و ثابت توسط مشتری، به منزله مورد تایید بودن صحت آنها است و در صورتی که این موارد به صورت صحیح یا کامل درج نشده باشد، گالری پولک جهت اطمینان از صحت و قطعیت ثبت سفارش می‌تواند از مشتری، اطلاعات تکمیلی و بیشتری درخواست کند.
مشتریان می‌توانند نام، آدرس و تلفن شخص دیگری را برای تحویل گرفتن سفارش وارد کنند و گالری پولک تنها برای ارسال همان سفارش، از این اطلاعات استفاده خواهد کرد.
همچنین گالری پولک ممکن است برای ارتباط با مشتریان، بهینه سازی محتوای وب سایت و تحقیقات بازاریابی از برخی اطلاعات استفاده کند و برای اطلاع رسانی رویدادها و اخبار، خدمات و سرویس‌های ویژه یا پروموشن‌ها، برای اعضای وب سایت ایمیل یا پیامک ارسال نماید.

در صورتی که کاربران تمایل به دریافت اینگونه ایمیل و پیامک‌ها نداشته باشند، می‌توانند عضویت دریافت خبرنامه گالری پولک را در پروفایل خود لغو کنند.

توجه داشته باشید که ………… تنها شماره‌ ای است که گالری پولک از طریق آن برای کاربران و مشتریان خود پیامک (اس ام اس) ارسال می‌کند.

بنابراین ارسال هرگونه پیامک تحت عنوان گالری پولک ، با هر شماره دیگری تخلف و سوء استفاده از نام گالری پولک است و در صورت دریافت چنین پیامکی، لطفاً جهت پیگیری قانونی آن را به ما اطلاع دهید. همچنین این شماره‌‌، سامانه ارسال پیامک است که وضعیت پردازش سفارش یا رویدادها، خدمات و سرویس‌های ویژه گالری پولک را به اطلاع کاربران می‌رساند و روشن است که امکان دریافت پیام‌های شما از طریق آن وجود ندارد.
گالری پولک ممکن است نقد و نظرهای ارسالی کاربران را در راستای رعایت قوانین وب سایت ویرایش کند. همچنین اگر نظر یا پیام ارسال شده توسط کاربر، مشمول مصادیق محتوای مجرمانه باشد، گالری پولک می‌تواند از اطلاعات ثبت شده برای پیگیری قانونی استفاده کند.

حفظ و نگهداری رمز ورود بر عهده کاربران است و برای جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی، کاربران نباید آن را برای شخص دیگری فاش کنند. گالری پولک هویت شخصی کاربران را محرمانه می‌داند و اطلاعات شخصی آنان را به هیچ شخص یا سازمان دیگری منتقل نمی‌کند.